Những Hiểu Lầm Phổ Biến Mà Ngành Quản Trị Văn Phòng Thường Gặp 

Đối với các nhân sự ngành quản trị văn phòng, có rất nhiều hiểu lầm phổ biến mà họ thường gặp phải. Điều này có thể dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng trong các mối quan hệ công sở và ảnh hưởng đến hoạt động của văn phòng. 

Vì vậy, hiểu đúng và loại bỏ những hiểu lầm này là rất quan trọng để đảm bảo sự thành công của một tổ chức. Trong bài viết này, hãy cùng Reeracoen tìm hiểu về những hiểu lầm phổ biến trong ngành quản trị văn phòng.

5 Hiểu Lầm Phổ Biến Mà Ngành Quản Trị Văn Phòng Thường Gặp 

Dưới đây là một số hiểu lầm phổ biến mà ngành quản trị văn phòng thường gặp phải:

Quản trị văn phòng chỉ là công việc giấy tờ và thủ tục 

Đây là một hiểu lầm rất phổ biến. Tuy nhiên, quản trị văn phòng không chỉ đơn thuần là công việc giấy tờ và thủ tục, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ cho các hoạt động kinh doanh của tổ chức, đảm bảo sự liên lạc, thông tin và hỗ trợ cho nhân viên trong tổ chức.

Ở một số công ty, quản trị văn phòng cũng cần đảm nhiệm thêm một số phần việc hỗ trợ dịch vụ thuê ngoài như: dịch vụ kế toán, dịch vụ IT, … Vì thế, các nhân viên Admin này cần có kiến thức chuyên môn cơ bản để hoàn thành các nhiệm vụ này. 

Các nhân viên quản trị văn phòng không cần có kỹ năng đặc biệt

Đây là một hiểu lầm khác, nhiều người cho rằng các nhân viên quản trị văn phòng chỉ cần biết làm việc với máy tính và các công cụ văn phòng đơn giản. 

Tuy nhiên, để thành công trong ngành này, các nhân viên cần có rất nhiều kỹ năng mềm khác, như kỹ năng quản lý, tổ chức, giao tiếp, làm việc độc lập và sáng tạo.

Các công việc quản trị văn phòng không quan trọng

Một số người cho rằng các công việc quản trị văn phòng không quan trọng và không cần thiết, nhưng thực tế là các hoạt động quản trị văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động suôn sẻ và hiệu quả của một tổ chức/doanh nghiệp.

Vì các nhân viên Admin văn phòng đóng vai trò như vị trí cầu nối giữa các bộ phận hoặc các khách hàng, đôi lúc bạn có thể không thấy sự kết nối của họ với vị trí của bạn. Tuy nhiên, để các quy trình của công ty được trơn tru, các nhân viên quản trị văn phòng là rất quan trọng. 

Quản trị văn phòng chỉ là việc làm tạm thời

Nhiều người nghĩ rằng quản trị văn phòng chỉ là một công việc tạm thời và không có tương lai. Tuy nhiên, ngành này đang phát triển và cung cấp nhiều cơ hội nghề nghiệp cho những người có kỹ năng và kinh nghiệm.

Các nhân viên quản trị văn phòng không cần phải đào tạo thường xuyên

Để nắm bắt được những xu hướng mới và phát triển kỹ năng của mình, các nhân viên quản trị văn phòng cần phải đào tạo thường xuyên và nâng cao kiến thức của mình. 

Việc đào tạo sẽ giúp các nhân viên cập nhật những công nghệ mới nhất và kỹ năng quản lý để đáp ứng yêu cầu công việc từ các phòng ban. Đồng thời, nó cũng giúp các nhân viên quản trị văn phòng có những ý tưởng mới giúp quy trình công ty hoạt động nhanh chóng và hiệu quả hơn. Từ đó, gây dựng một môi trường làm việc ngày càng chuyên nghiệp.

Các Giải Quyết Các “Hiểu Lầm” Công Việc Admin Văn Phòng

Để giải quyết những hiểu lầm phổ biến trong ngành quản trị văn phòng, có thể áp dụng các giải pháp sau:

Giáo dục và tuyên truyền

Tổ chức các khóa đào tạo, hội thảo hoặc tuyên truyền thông tin để cải thiện hiểu biết của những người chưa đúng về ngành quản trị văn phòng. 

Ở cấp độ công ty/doanh nghiệp, việc hội thảo này đôi khi tốn chi phí và không mang lại hiệu quả doanh thu. Vì thế, trách nhiệm này phần lớn được giao cho các trường cao đẳng/đại học, giúp học sinh/sinh viên có ý thức rõ ràng hơn về ngành quản trị văn phòng. Cũng như, nhiệm vụ này sẽ hỗ trợ một bộ phận học sinh có định hướng nghề nghiệp phù hợp hơn!

Cải thiện tiêu chuẩn đào tạo

Song song với các hoạt động tuyên truyền, các trường đại học và tổ chức đào tạo có thể cải thiện chương trình đào tạo để đáp ứng nhu cầu của thị trường lao động và nâng cao chất lượng nhân lực quản trị văn phòng.

Cung cấp thêm thông tin về ngành

Các tổ chức và doanh nghiệp có thể cung cấp thêm thông tin về những hoạt động quản trị văn phòng cụ thể mà họ đang thực hiện để giúp người khác hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của công việc này.

Xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp

Để khẳng định vị trí quan trọng của công việc quản trị văn phòng, các tổ chức và doanh nghiệp có thể xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và trang bị cho các nhân viên quản trị văn phòng những công cụ cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả.

Đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân lực 
Để đảm bảo rằng các nhân viên quản trị văn phòng có đủ kỹ năng và kiến thức để thực hiện công việc của mình, các tổ chức và doanh nghiệp có thể đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân lực của mình để giúp nhân viên nâng cao kỹ năng và tay nghề của mình.

Kết Luận 

Như vậy, những hiểu lầm phổ biến trong ngành quản trị văn phòng có thể gây ra những hệ lụy nghiêm trọng như đánh mất uy tín của ngành, làm giảm giá trị của công việc quản trị văn phòng, ảnh hưởng đến sự phát triển của các tổ chức và doanh nghiệp. 

Chỉ khi những hiểu lầm này được giải quyết, ngành quản trị văn phòng mới có thể phát triển mạnh mẽ và đóng góp tích cực vào sự phát triển của doanh nghiệp và công ty.