Truyền Thông Tập Trung Và Vai Trò Của Nó

Trong bất kỳ một tổ chức nào, giao tiếp cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Yếu tố này là cơ hội cũng là thách thức với doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp áp dụng mô hình hybrid working. Vậy các doanh nghiệp làm sao có thể đảm bảo rằng mọi thông tin của mình được truyền đạt rõ ràng và nhất quán? 

Một giải pháp khả thi được đưa ra là sử dụng mạng truyền thông tập trung (centralized communication system), một hệ thống kết nối và tích hợp tất cả các công cụ và quy trình liên lạc của bạn. Trong bài viết này, Reeracoen sẽ cùng tìm hiểu mạng truyền thông tập trung là gì, tầm quan trọng và lợi ích của hệ thống này đem lại cho tổ chức/doanh nghiệp.

Truyền Thông Tập Trung (Centralized Communication) Là Gì?

Hệ thống truyền thông tập trung (hoặc còn được gọi là truyền thông tập trung) là một cấu trúc trong đó việc sản xuất, điều hành và kiểm soát thông tin được tập trung vào một cơ quan trung tâm. 

Cụ thể hơn, tất cả các hoạt động truyền thông, quyết định và phổ biến thông tin đều được kiểm soát và quản lý bởi một cơ quan trung tâm duy nhất hoặc một nhóm nhỏ các cá nhân. Cơ quan trung tâm này nắm quyền điều khiển luồng thông tin, đưa ra quyết định về những gì được truyền đạt, cách thức truyền đạt và thông tin được truyền đạt tới ai.

Giao tiếp tập trung có thể được tìm thấy trong nhiều bối cảnh khác nhau, chẳng hạn như trong các tổ chức có thứ bậc, nơi các quyết định và thông tin đến từ quản lý cấp cao và được phổ biến xuống dưới thông qua hệ thống phân cấp của tổ chức. Bạn có thể thấy nó được áp dụng trong một số loại phương tiện truyền thông nhất định, trong đó một thực thể duy nhất kiểm soát nội dung và các kênh phân phối, định hình thông tin gửi đến của công chúng.

Trong doanh nghiệp, truyền thông tập trung là một cách giúp tổ chức và điều phối các hoạt động giao tiếp của nhân viên giữa các cấp độ, phòng ban hoặc các bên liên quan khác nhau. Nó liên quan đến việc sử dụng một nền tảng hoặc trung tâm duy nhất cho phép bạn tạo, phân phối và giám sát tin nhắn của mình cũng như nhận phản hồi và phân tích. Với lợi ích mà nó đem lại trong bối cảnh kinh tế hiện nay, không quá khó hiểu khi xây dựng kênh truyền thông tập trung dần trở thành xu hướng nơi công sở!

Tại Sao Doanh Nghiệp Cần Truyền Thông Tập Trung?

Đảm bảo tính minh bạch

Giao tiếp minh bạch giúp tất cả các thành viên trong nhóm thực hiện tốt hơn bằng cách cung cấp cho họ các nguồn lực cần thiết để thực hiện tốt công việc của mình. Hệ thống liên lạc tập trung giúp hạn chế việc đặt các câu hỏi quá nhiều bằng cách cung cấp các nguồn thông tin hợp lý mà các nhóm có thể tham khảo khi họ cần thông tin chi tiết. Nói cách khác, các thành viên luôn có thể cập nhật tiến độ của các công việc liên quan một cách chủ động. Điều này, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế những thông tin không liên quan công việc. 

Một trong những rào cản lớn nhất đối với bất kỳ dự án nào là khi một thành viên trong nhóm không biết người kia đang làm gì. Vấn đề này dẫn đến việc thiếu sự kết nối, đặt ra quá nhiều câu hỏi và đưa ra quyết định thiếu sáng suốt. Bằng cách đảm bảo rằng mọi người đều thống nhất, bạn sẽ hạn chế khả năng mắc sai lầm và giúp các nhóm đưa ra quyết định trực quan hơn.

Cải thiện đáng kể năng suất và hiệu quả làm việc 

Khi hạn chế được việc thiếu kết nối, giao tiếp không hiệu quả, các quá trình làm việc sẽ suôn sẻ hơn! Do đó, tăng tính minh bạch trực tiếp dẫn đến tăng năng suất và hiệu quả. Thật vậy, khi các nhóm có cái nhìn sâu sắc về các ưu tiên, họ được trao quyền để làm việc chăm chỉ hơn và hiệu quả hơn để đạt được các mục tiêu đó. 

Thành thật mà nói: bao nhiêu lần một tuần bạn thấy mình lãng phí thời gian để sàng lọc các thư mục chứa tệp PDF để tìm kiếm tờ rơi mới nhất? Hoặc đuổi theo người quản lý để phê duyệt các tài sản khẩn cấp phải đối mặt với khách hàng? Hoặc sửa đổi nội dung liên quan đến chính sách dựa trên bộ nhớ vì ngôn ngữ được phê duyệt quá khó tìm?

Trung tâm liên lạc đó có thể hỗ trợ bạn bằng cách giữ cho nội dung và thông tin mới nhất—và chỉ mới nhất—được sắp xếp tỉ mỉ và dễ dàng truy cập 24/7. Nó giảm thiểu nhu cầu về các cuộc họp không cần thiết bằng cách tổng hợp thông tin và dành thời gian để đầu tư cho công việc cần thiết. Hơn thế nữa, nền tảng phù hợp có thể tự động hóa quy trình phê duyệt, thay thế các cuộc phản hồi qua lại và theo dõi bằng tính năng quản lý tại trung tâm để hợp lý hóa các quy trình.

Chia sẻ và bảo mật thông tin

Khi thông tin của doanh nghiệp được tập trung tại một hệ thống trung tâm, việc xác định người bạn muốn liên lạc và thông tin cần chia sẻ sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Phân khúc đối tượng cho phép bạn chia sẻ với công ty, nhóm, nhân viên hoặc khách hàng. Nó giảm thiểu việc sử dụng cho các hệ thống khác nhau trên nhiều đối tượng và cho phép bạn có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với tin nhắn và thông tin của mình.

Chia sẻ tùy chỉnh cũng có nghĩa là tăng cường bảo mật. Nếu tài liệu dự án được lưu trữ và có thể truy cập được từ một máy chủ an toàn thì sẽ có ít khả năng tài liệu bí mật bị truy cập bởi nhân viên ở bộ phận không liên quan. Chỉ chia sẻ thông tin cập nhật và thông tin với những người cần biết những gì liên quan đến công việc của họ.

"Trợ thủ đắc lực" cho mô hình làm việc hybrid

Mặc dù mô hình kết hợp và hoàn toàn từ xa chắc chắn có những lợi thế, nhưng những mô hình “làm việc từ mọi nơi” này cũng đi kèm với những thách thức riêng. 

Đầu tiên, chúng ta không thể không nhắc đến sự cô lập tương đối của công việc từ xa có thể dẫn đến những khoảng trống, sự kém hiệu quả và đôi khi là sự gián đoạn hoàn toàn trong giao tiếp. Điều này khiến các nhóm và lãnh đạo của họ gặp khó khăn hơn trong việc hoàn thành công việc một cách hiệu quả và thống nhất về những thay đổi chính sách hoặc các ưu tiên đang phát triển .

Một trung tâm liên lạc tập trung có thể là giải pháp cho vấn đề này. Trung tâm này có thể truy cập được mọi lúc, mọi nơi mà nhân viên đang ở, đồng thời giúp người dùng có thể liên lạc và cập nhật một cách ngăn nắp.

Kết luận 

Tóm lại, một hệ thống liên lạc tập trung (centralized communication) là giải pháp mà doanh nghiệp nên xây dựng để giúp mọi thành viên trong tổ chức được cập nhật thông tin nhanh chóng, hạn chế các quy trình rườm rà khác. Từ đó, giúp nâng cao sự kết nối và quản lý trực quan các quy trình, kể cả với những doanh nghiệp hoạt động với mô hình hybrid working. 

Việc nghiên cứu và lựa chọn một nền tảng phù hợp với doanh nghiệp của bạn cần phụ thuộc vào nhiều yếu tố: nhu cầu, ngành nghề, quy mô tổ chức, ngân sách,... Vì thế, hãy cẩn thận cân nhắc và chọn một nền tảng có thể hỗ trợ lâu dài. 

Ngoài ra, khi sử dụng liên lạc tập trung, doanh nghiệp cần hướng dẫn cụ thể, nêu rõ những lợi ích và quan điểm của doanh nghiệp trước sự thay đổi này để tạo sự thuyết phục và tạo ra thói quen cho nhân viên nội bộ.