Những Chuẩn Bị Khi Phỏng Vấn Ứng Viên Qua Video

Recruitment BlogAugust 31, 2020 15:54

phong-van-ung-vien-qua-video

Phỏng vấn qua video đang dần trở nên phổ biến khi tình hình dịch bệnh Covid-19 buộc chúng ta phải thực hiện các biện pháp giãn cách xã hội, hạn chế tụ tập và tiếp xúc trực tiếp. Cả ứng viên lẫn nhà tuyển dụng đều cần thích nghi với hình thức phỏng vấn này. Phỏng vấn ứng viên qua video có những điểm lợi và bất lợi riêng, vậy doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì để tiến hành phỏng vấn hiệu quả?

Những hình thức phỏng vấn qua video

Trước khi thực hiện phỏng vấn qua video, nhà tuyển dụng nên xem xét lại quy trình và nhu cầu tuyển dụng của công ty. Liệu phỏng vấn qua video có phù hợp với công ty hay không?

Trường hợp công ty chỉ có một vòng phỏng vấn và có thể thực hiện phỏng vấn trực tiếp, một buổi gặp trực tiếp với ứng viên nên được ưu tiên để công ty có thể ra quyết định tuyển dụng chính xác hơn. Trường hợp công ty có nhiều vòng phỏng vấn, vòng phỏng vấn đầu tiên qua video sẽ giúp công ty tiết kiệm thời gian và chi phí.

Hiện nay có hai hình thức phỏng vấn qua video phổ biến là phỏng vấn một chiều và hai chiều.

Phỏng vấn qua video quay sẵn (phỏng vấn một chiều)

Phỏng vấn qua video quay sẵn yêu cầu ứng viên, và đôi khi cả doanh nghiệp, ghi hình bản thân (giới thiệu bản thân, đặt câu hỏi, trả lời câu hỏi phỏng vấn,…). Đối với hình thức này, nhà tuyển dụng không mất thời gian sắp xếp lịch phỏng vấn, lọc bớt ứng viên không phù hợp trước khi gặp mặt trực tiếp, cho phép nhiều người xem video và tham gia vào quá trình đánh giá ứng viên, tạo ra môi trường tuyển dụng công bằng và minh bạch hơn. Tuy nhiên, ứng viên và nhà tuyển dụng chỉ có thể truyền thông tin một chiều mà không thể tương tác phản hồi ngay lập tức.

Phỏng vấn video trực tuyến (phỏng vấn hai chiều)

Đây là hình thức phỏng vấn video thường được biết đến và áp dụng nhiều hơn. Phỏng vấn video trực tuyến chính là sử dụng cuộc gọi video trên các ứng dụng như Skype, Zoom, Google Meet, Microsoft Team, Slack, Facetime,… để phỏng vấn ứng viên trực tiếp. Với hình thức này công ty vẫn phải sắp xếp thời gian phỏng vấn phù hợp với lịch trình của cả hai bên nhưng nhà tuyển dụng có thể thấy, tương tác, đặt câu hỏi cho ứng viên trực tiếp, ngay tại thời điểm thực hiện phỏng vấn.

Ưu điểm chung của cả hai hình thức:

  • Lưu và xem lại buổi phỏng vấn
  • Tìm được ứng viên ở khắp mọi nơi, loại bỏ trở ngại về địa lý nếu vị trí đang cần tuyển dụng có thể làm việc từ xa

Hạn chế:

  • Ứng viên có thể không có đủ điều kiện để tham gia phỏng vấn video (không có laptop, điện thoại, đường truyền mạng yếu, không rành về công nghệ)
  • Nhà tuyền dụng không có được cái nhìn toàn diện về ứng viên (ngôn ngữ cơ thể, cách ứng xử của ứng viên với những tình huống diễn ra tại văn phòng, với những người họ gặp lúc chờ phỏng vấn như tiếp tân, bảo vệ)

*Lưu ý: việc đánh giá kĩ năng ứng viên nên dựa trên yêu cầu của công việc. Không phải tất cả ứng viên đều thoải mái và có kỹ năng phỏng vấn qua video tốt, và kỹ năng này cũng không phải bắt buộc cho tất cả các công việc.

Những chuẩn bị khi phỏng vấn ứng viên qua video

1/ Gửi hướng dẫn cho ứng viên

Trong email mời phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần xác nhận rõ lịch phỏng vấn, công cụ được sử dụng để gọi video, người sẽ bắt đầu cuộc gọi, tài khoản để kết nối hoặc đường link của cuộc gọi. Các thông tin hướng dẫn cài đặt, sử dụng, làm quen với công cụ trước khi phỏng vấn cũng nên được gửi kèm theo để ứng viên có sự chuẩn bị tốt hơn.

2/ Luyện tập trước

Quay video phần luyện tập của người phỏng vấn để kiểm tra những điểm cần thay đổi như cử chỉ, cách đặt câu hỏi, giọng nói,… Việc luyện tập trước cũng sẽ giúp người phỏng vấn làm quen với các thao tác như chia sẻ màn hình, thêm người vào cuộc gọi, chia sẻ file, tìm hiểu cách xử lý các sự cố kỹ thuật khéo léo.

3/ Tạo không khí phù hợp

Hình ảnh qua video sẽ thể hiện hình ảnh của công ty, vì vậy người phỏng vấn cũng cần giữ tác phong chuyên nghiệp như một buổi phỏng vấn trực tiếp. Mặc quần áo, dùng ngôn ngữ chuyên nghiệp hoặc thoải mái, tùy theo hình ảnh thương hiệu nhà tuyển dụng mà công ty đang hướng tới và đối tượng phỏng vấn.

Chuyển các cuộc gọi đến sang hộp thư thoại, để điện thoại ở chế độ im lặng, tắt bớt các ứng dụng và thiết bị không cần thiết để không làm gián đoạn buổi phỏng vấn. Đặt camera ở tầm mắt, không ngược sáng, để ý không gian xung quanh, vật dụng có thể xuất hiện trong khung hình, tránh những vật phản sáng có thể làm ảnh hưởng đến chất lượng hình ảnh qua camera.

4/ Tạo cảm giác yên tâm cho ứng viên khi bắt đầu phỏng vấn

Ngoài việc chào hỏi, thể hiện sự thân thiện bằng cách cười và phản hồi đầy đủ những câu hỏi của ứng viên, có những giai đoạn nhà tuyển dụng không thể bỏ qua để đảm bảo phỏng vấn qua video được thực hiện hiệu quả.

  • Yêu cầu ứng viên kiểm tra âm thanh, hình ảnh, kết nối và giải quyết các vấn đề kỹ thuật
  • Giải thích rõ quy trình, thời gian biểu của buổi phỏng vấn cũng như giới thiệu những người tham dự phỏng vấn
  • Xác nhận và giải đáp các thắc mắc của ứng viên về quy trình phỏng vấn, cách xử lý khi có sự cố kỹ thuật (ví dụ: chủ động gọi lại cho ứng viên)
  • Thông báo chính sách bảo mật thông tin của công ty và xin phép ứng viên nếu cần ghi âm, ghi hình lại buổi phỏng vấn trực tuyến

5/ Đặt những câu hỏi tìm hiểu tính cách của ứng viên

Những câu như "hãy nói về một ngày làm việc của bạn, động lực thức dậy mỗi sáng của bạn là gì" sẽ giúp nhà tuyển dụng hình dung được ứng viên sẽ như thế trở thành nhân viên như thế nài, có thích nghi với môi trường làm việc không, động lực làm việc của họ là gì. Những câu hỏi này mang tính miêu tả sẽ đặc biệt có ý nghĩa khi sử dụng trong phỏng vấn qua video.

6/ Chủ động lắng nghe

Phỏng vấn qua video sẽ làm mất một phần những ngôn ngữ cơ thể thể hiện rằng người phỏng vấn đang lắng nghe và tập trung vào câu trả lời của ứng viên vì vậy từ những chi tiết nhỏ như nét mặt, giọng nói, lời nói, cho đến những câu follow up, diễn dịch lại những điều hứng viên đã nói, và không ngắt lời ứng viên, đều phải được cân nhắc kĩ càng.

7/ Rõ ràng trong lời nói và cử chỉ

Người phỏng vấn nên nhìn thẳng vào camera để ánh mắt hướng vào ứng viên khi đặt câu hỏi như khi trò chuyện trực tiếp.

Trong trường hợp tín hiệu không tốt, giọng nói to rõ, cách ngắt câu, chia các câu hỏi thành những phần nhỏ, và một tín hiệu, lời nói cụ thể để những người tham dự phỏng vấn biết rằng bạn đã xong phần trình bày của mình và đến lượt họ nói sẽ giúp ứng viên dễ bắt kịp với cuộc trò chuyện hơn.

8/ Kết thúc phỏng vấn chuyên nghiệp

Cho ứng viên biết về bước tiếp theo sau phỏng vấn là gì và có phần kết thúc buổi phỏng vấn rõ ràng, tránh ngắt cuộc gọi đột ngột. Phía nhà tuyển dụng cũng có thể yêu cầu ứng viên chủ động kết thúc cuộc gọi trước hoặc xin phép kết thúc cuộc gọi nếu cả hai không còn câu hỏi hay thông tin cần chia sẻ.

9/ Thêm nhiều khoảng lặng trong buổi phỏng vấn

Đường truyền có thể ảnh hưởng đến phỏng vấn, tạo ra độ trễ nhất định giữa khi nhà tuyển dụng kết thúc câu hỏi của mình và ứng viên nghe được câu hỏi từ đầu kia. Người phỏng vấn cần cho ứng viên thời gian suy nghĩ trước khi trả lời, và dành một ít thời gian sau câu trả lời của ứng viên trước khi đặt câu hỏi khác. Tránh đặt câu hỏi dồn dập và trông chờ ứng viên có thể trả lời ngay mà không cần suy nghĩ.

10/ Đối với video quay trước

Vì không thể phản hồi ngay lập tức, nhà tuyển dụng nên suy nghĩ kĩ về các nội dung, yêu cầu đưa ra cho ứng viên cũng như những vấn đề có thể xảy ra để cho ứng viên một bản hướng dẫn đầy đủ. Và một lời phản hồi từ công ty về kết quả sau đó sẽ thể hiện sự tôn trọng của công ty đối với nỗ lực của ứng viên.

Độ dài: Video chỉ nên dài khoảng 2-5 phút

Nội dung:

  • giới thiệu về văn phòng hoặc team
  • quy định, gợi ý cho ứng viên về độ dài video, độ dài câu trả lời của họ
  • kêu gọi ứng viên đặt câu hỏi cho công ty

Nơi đăng: trang tin tuyển dụng, trang web, mạng xã hội của công ty, hoặc gửi cho những ứng viên trong kho hồ sơ tiềm năng của công ty

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm nhân tài mới cho công ty, hãy liên lạc với Reeracoen Việt Namcông ty tư vấn tuyển dụng có 17 chi nhánh tại 10 quốc gia châu Á!
Với kho ứng viên sẵn có để giới thiệu với bạn ngay lập tức, đội ngũ tư vấn viên nhiều năm kinh nghiệm của Reeracoen sẽ giúp bạn tìm kiếm được tài năng phù hợp với công ty.
Nhận tư vấn về dịch vụ tuyển dụng của Reeracoen