Khi làm việc từ xa, không biên giới và trong tình huống dịch bệnh hiện nay, nhiều doanh nghiệp cần thay đổi cả cách làm việc và cách chào đón nhân viên mới của mình sang hình thức online. Một số nguyên tắc của việc chào đón người mới cần đạt được bao gồm:

• cung cấp những thông tin cần thiết về công ty và công việc cho nhân viên mới
• giúp nhân viên mới cảm thấy mình là một phần của công ty
• giúp nhân viên mới xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp và lãnh đạo của các bộ phận trong công ty

Những nguyên tắc này sẽ khó hoàn thành hơn khi chúng ta đón nhân viên mới online. Sau đây là những điều bạn cần lưu ý để giúp nhân viên mới có thể nhanh chóng thích nghi và tiếp tục ở lại công ty sau thời gian thử việc.

Quy trình chào đón nhân viên mới nói chung

Trước khi nhân viên vào công ty

Quy trình chào đón nhân viên mới bắt đầu từ lúc có thông tin chính thức về việc tuyển dụng nhân viên đó. Các bộ phận hành chính, nhân sự, và cả IT cần có sự phối hợp sắp xếp để chuẩn bị cho ngày đầu tiên của người mới. Việc liên lạc trước với người mới cũng giúp tạo cho họ cảm giác thân thiện, sự chuẩn bị về tinh thần tốt cho ngày đầu tiên đi làm, hạn chế tình trạng không đi làm nhận việc.

• Tìm hiểu về tính cách của nhân viên ngay từ giai đoạn tuyển dụng (làm bài test online) để có kế hoạch hỗ trợ họ phù hợp
• Gửi thông tin cho nhân viên mới trước khi họ vào công ty.
  Trước 1 tuần hoặc ít nhất 1 ngày khi nhân viên mới bắt đầu công việc, gửi những thông tin để nhân viên hiểu hơn về nền tảng của công ty, không cảm thấy quá bỡ ngỡ khi vào như:
  • lịch trình cho những tuần đầu tiên (thời gian bắt đầu và kết thúc những buổi training)
  • các thông tin về hoạt động của công ty
  • nội quy của công ty
• Gọi điện để trao đổi với nhân viên trước khi họ vào công ty để xác nhận họ có tham gia vào công ty hay không và trả lời các thắc mắc của họ
• Chuẩn bị các vật dụng cần thiết (cài đặt laptop, sắp xếp chỗ ngồi,…)
• Phân công người thuyết trình, người đồng hành cùng nhân viên trong quá trình chào đón người mới
• Phổ biến với sếp trực tiếp, các trưởng nhóm, người thuyết trình và những người đồng hành về những kiến thức về buổi training cho người mới, lịch trình và những gì họ có thể chia sẻ với người mới

Khi nhân viên vào công ty

• Hoàn tất các giấy tờ thủ tục cần thiết
• Chia sẻ thông tin qua các tài liệu và thuyết trình:
  • Quy trình làm việc hằng ngày tại công ty
  • Cách sử dụng các hệ thống, công cụ
  • Văn hóa công ty
  • Những dự án họ sẽ tham gia
  • Sơ đồ của công ty
• Giới thiệu họ với người đồng hành của mình, từng người trong nhóm của họ, những trưởng nhóm của phòng ban khác, bộ phẫn hỗ trợ (nhân sự, tổng vụ, tài chính-kế toán, IT,…). Hãy gợi ý một vài đặc điểm nhận diện để họ ghi nhớ tốt hơn về đồng nghiệp của mình.
• Cho họ tham gia nhiều cuộc họp với team của mình để hiểu về văn hóa làm việc và những kỳ vọng được đặt ra trong công việc
• Giao cho họ 2-3 công việc để hoàn thành trong tuần đầu tiên
• Chia sẻ về các phúc lợi cũng như các chương trình đào tạo cá nhân khác (nếu có)
• Chia sẻ thông tin và khuyến khích họ tham gia các cộng đồng trong công ty: các nhóm dự án với nhiều team tham gia, các câu lạc bộ trong công ty, các nhóm chia sẻ ý kiến cho các vấn đề trong công ty

Vào những ngày đầu tiên của người mới, họ sẽ phải hoàn tất rất nhiều thủ tục, gặp rất nhiều người, mọi thứ xung quanh còn rất mới lạ với họ. Đây cũng là khoản thời gian tốt nhất để đào tạo cho họ về văn hóa, giúp họ hòa nhập và gắn bó hơn với công ty. Vì vậy, công ty cần cho họ thời gian thích nghi và cảm thấy được chào đón.

• Cho người mới cơ hội chia sẻ ý kiến của mình trong các buổi họp, để họ thực sự tham gia vào công việc
• Cho họ thời gian nghỉ giữa những buổi họp để họ thư giãn và ghi chú lại những việc cần thiết
• Để họ cảm thấy thoải mái, không áp lực nhưng vẫn giám sát và quản lý nhân viên khi họ làm một công việc khó, phức tạp
• Kiểm tra thường xuyên xem họ có hào hứng hay tham gia vào các hoạt động bạn giao cho họ không

Sau khi nhân viên kết thúc training cho người mới

Sau khi nhân viên mới đã kết thúc các buổi training, quy trình chào đón người mới vẫn chưa kết thúc. Sự thay đổi về tính cách qua các thế hệ nhân viên khác nhau, sự thay đổi trong tình hình kinh doanh, xã hội, công nghệ cũng sẽ ít nhiều tác động đến quy trình và tính hiệu quả của việc chào đón người mới của công ty. Cơ hội tốt nhất để cải tiến quy trình bằng cách lấy ý kiến của nhân viên mới là khi họ vừa kết thúc chương trình huấn luyện.

• Gửi một bảng khảo sát để nhân viên đánh giá và nhận xét về các phần trong quy trình chào đón
• Tổng hợp kết quả khảo sát, đánh giá và cải tiến quy trình chào đón

Thay đổi khi chào đón nhân viên mới online

Khi chuyển hình thức từ trực tiếp sang online, việc chào đón người mới sẽ có thể tận dụng được những công nghệ mới như tương tác qua video, thực tế ảo. Việc lưu trữ các tài liệu trực tuyến cũng sẽ cho phép nhân viên dễ dàng truy cập lại khi cần thiết, họ có thể học tập theo tiến độ của mình. Tuy nhiên, việc chào đón nhân viên mới online cũng sẽ gây ra nhiều khó khăn cho công ty như khó kiểm soát tiến độ của nhân viên mới cũng như tìm hiểu về tính cách thông qua việc tiếp xúc trực tiếp.

Nội dung training

• Tổng hợp tài liệu sao cho có thể dễ dàng cập nhật lại thông tin mới, đáp ứng với những thay đổi trong kinh doanh và điều chỉnh chương trình chào đón cho phù hợp với những thay đổi đó.
• Các thông tin cần chia sẻ cũng cần bổ sung như:
  • đường dẫn liên kết để tham gia các buổi họp online
  • các vật dụng cần chuẩn bị (họ có thể sử dụng thiết bị cá nhân khi bạn hướng dẫn họ thiết lập thiết bị dùng cho công việc, WiFi, camera trên máy tính,...)

Cách thức training

• Số hóa tất cả tài liệu bằng cách:
  • chuyển các tài liệu thành file .pdf, chia sẻ qua email hoặc thư mục trên ứng dụng drive.
  • quay trước hoặc tổ chức buổi họp online với các hướng dẫn cụ thể để thay thế cho việc thuyết trình trực tiếp mà nhân viên vẫn có thể theo kịp
  • thêm các video hướng dẫn/học online, thay cho người hướng dẫn về cách sử dụng các công cụ, hệ thống trong công ty
  • đề nghị người mới in, ký, scan các giấy tờ cần thiết để gửi qua email hoặc bưu điện (nếu không có chữ ký điện tử)
• Cân nhắc các phương tiện để chia sẻ thông tin đăng nhập và mật khẩu vào tài khoản công ty một cách an toàn.
• Điều chỉnh kế hoạch cài đặt và vận chuyển thiết bị như laptop cho nhân viên mới. Hãy hỗ trợ cài đặt trước càng nhiều càng tốt vì những hướng dẫn qua video có thế gặp nhiều khó khăn.
• Giữ các buổi họp online tập trung, có tính tương tác và giải quyết được vấn đề.
• Bổ sung cách theo dõi tiến độ của người mới trong quá trình chào đón vì bạn không thể ghé qua bàn hỏi thăm họ hay theo dõi họ trực tiếp vì vậy hãy liệt kê cụ thể một số thời điểm để có thể kiểm tra tiến trình học và training của người mới.
• Điều chỉnh lịch trình cho phù hợp vì họ không được gặp mặt trực tiếp, được training khi làm việc và giao lưu với những người khác như khi làm việc tại văn phòng.
• Hãy cho họ tập trung hoàn toàn vào việc training cho người mới (đọc tài liệu, học theo chương trình) trước và tham gia vào công việc sau.