Tăng Hiệu Quả Khi Quản Lý Và Viết Email Trong Công Việc

Key to sucessSeptember 15, 2020 14:15

viet-email-trong-cong-viec

Hằng ngày, bạn sẽ phải gửi cũng như nhận rất nhiều email trong công việc lẫn cuộc sống. Từ thư tìm việc, hẹn gặp khách hàng, tìm nhà tài trợ, yêu cầu tăng lương, xin nghỉ việc, từ chối thư mời làm việc, đến xin học bổng, networking,… đều được trao đổi qua email. Hãy cùng Reeracoen tìm hiểu những cách quản lý và viết email hiệu quả, chuyên nghiệp.

Cách viết email hiệu quả

Nguyên tắc viết email trong công việc

  • Mục đích rõ ràng. Người nhận cần biết rõ vì sao họ lại nhận email này, họ có phải làm gì tiếp theo hay không để có phản hồi phù hợp.
  • Ngắn gọn. Một email ngắn gọn sẽ giúp người nhận dễ dàng đọc nhanh và nắm rõ mục đích của email hơn.

Các bước khi trao đổi qua email

1/ Xác định mục đích

Mục đích của bạn khi viết email là gì? Thông báo, yêu cầu người khác làm một việc gì đó, đưa ra ý kiến của bạn, hay phản hồi lại một email? Những nội dung được nhắc đến trong email cần phải liên quan đến mục đích này. Một trong những cách để bảo đảm nội dung email đầy đủ và rõ ràng đó là áp dụng quy tắc 5W-H. Vì sao bạn gửi email (why), ai là người nhận mail (who), người nhận mail cần phải làm gì (what), làm như thế nào (how), ở đâu (where), và deadline - khi nào hoàn thành (when).

2/ Sử dụng ngôn ngữ phù hợp

Đối với cấp trên, khách hàng, hoặc đối tác, đặc biệt là những người bạn chưa gặp mặt, sử dụng từ ngữ lịch sự, chuyên nghiệp khi giao tiếp qua email là một lựa chọn an toàn, tránh gây hiểu nhầm. Đối với đồng nghiệp thân thiết, bạn có thể dùng từ ngữ gần gũi hơn.

Văn nói, từ lóng, hay icon cảm xúc giúp email có "tình cảm" hơn nhưng cũng ít chuyên nghiệp hơn, vì vậy nên được dùng một cách có chọn lọc. Ý nghĩa của các từ viết tắt, từ ngữ chuyên ngành sử dụng trong email cần được thống nhất với giải thích rõ ràng.

Ngôi xưng cũng rất quan trọng trong việc viết email, khẳng định và làm rõ quyền, trách nhiệm, và thành quả thuộc về ai. Ngôi xưng "chúng tôi" thể hiện rằng bạn đang viết email đại diện cho một tập thể, trong khi đó ngôi xưng "tôi" dùng để khẳng định trách nhiệm của cá nhân. Khi nhắc đến đối tác trong email, bạn nên có cách xưng hô phù hợp và luôn ưu tiên vị trí của đối tác lên trước (ví dụ: “quý công ty và công ty chúng tôi”).

3/ Viết ngắn gọn

Mỗi email chỉ nên đề cập đến một vấn đề, một mục đích để tránh yêu cầu quá nhiều hành động từ người đọc. Những câu đơn, đoạn vắn ngắn, và từ ngữ thông dụng sẽ giúp người đọc dễ nắm bắt ý chính.

4/ Giữ phép lịch sự

Phép lịch sự không chỉ thể hiện trong cách dùng từ mà còn ở những câu chào mở đầu và kết thúc email. Mỗi đất nước, nền văn hóa sẽ có những phép xã giao qua email khác nhau. Ví dụ như người Nhật thường sẽ có cách mở đầu dài hơn với những câu chảo hỏi thông lệ rồi mới vào vấn đề chính.

Bạn cũng cần cẩn trọng với những lời cảm ơn hoặc xin lỗi. Mặc dù là những phép lịch sự thông thường nhưng tùy nền văn hóa, nếu sử dụng quá nhiều và không đúng lúc sẽ khiến người khác cảm thấy bạn quá khách sáo (cảm ơn) hay thiếu tự tin (xin lỗi).

Bên cạnh đó, hãy để ý đến tình huống của người nhận. Bạn sẽ không thích nếu có ai đó gửi email, tin nhắn công việc cho mình khi đang nghỉ ngơi đúng không? Vì vậy, nếu không phải là chuyện khẩn cấp, tránh gửi email yêu cầu hoàn thành công việc sau vài giờ hay khi họ đang nghỉ phép.

5/ Trình bày email rõ ràng

Sau đây là một số cách để phần trình bày của bạn rõ ràng, giúp người nhận email dễ dàng đọc lướt (skim and scan):

  • Sử dụng các font thông dụng để không bị lỗi font khi gửi đi; tránh các font chữ khó đọc, không nghiêm túc
  • Dùng đoạn văn và gạch đầu dòng để tách các ý
  • Chừa khoảng trắng giữa các đoạn văn
  • Đánh số thứ tự file nếu cần gửi nhiều file đính kèm
  • Chỉ in đậm khi cần nhấn mạnh ý chính, bạn có thể thay đổi màu sắc hoặc format chữ để tách biệt phần câu hỏi trong email và câu trả lời của bạn khi phản hồi
  • Hạn chế sử dụng màu sắc quá nổi gây mỏi mắt (đỏ, vàng, cam), in đậm, in nghiêng, gạch dưới, highlight quá nhiều và không thống nhất (ví dụ: đoạn đầu chữ màu đen, đoạn sau chữ màu xanh)
  • Tránh dùng chữ in hoa, dấu chấm than trong email vì chúng thường thể hiện sự tức giận, phấn khích thái quá
  • Tránh dùng những kí hiệu đặc biệt như $, ¥,... có thể xảy ra lỗi font khi gửi đi hay copy paste

6/ Kiểm tra lại

Trước khi gửi đi, bạn cần đọc để sửa lỗi chính tả, ngữ pháp, kiểm tra xem giọng văn có rõ ràng nhưng không sổ sàng hay không, đã có file đính kèm, đầy đủ và đúng người cần gửi trong phần To, CC, BCC chưa. Đối với những file đính kèm có dung lượng vượt quá mức cho phép, bạn có thể sử dụng các công cụ chia sẻ online nhưng cần đảm bảo tính bảo mật của những công cụ này. Khi gửi mail đặc biệt quan trọng, hãy nhờ người khác đọc lại và tự gửi cho chính mình trước để kiểm tra format. Ngoài ra, bạn cũng nên nhập địa chỉ email sau cùng, khi đã soạn xong email, để tránh gửi nhầm, vô tình gửi đi khi chưa viết xong.

7/ Theo dõi tình hình sau khi gửi email

Sau hai ngày, nếu không nhận được email phản hồi, rất có thể người nhận đã bỏ lỡ hoặc quên trả lời email của bạn. Bạn hãy gửi một email nhắc nhở khéo léo để biết chắc rằng họ có nhận được email không và tình hình từ phía người nhận như thế nào.

8/ Phản hồi email trong vòng 24 giờ sau khi nhận được

Nếu có thắc mắc hoặc không thể đáp ứng các yêu cầu trong mail ngay, bạn cũng nên có một email trả lời để người nhận biết rằng bạn đã nhận và đọc email. Trong trường hợp email được gửi nhầm cho bạn, một phản hồi thông báo lịch sự sẽ giúp người gửi biết rằng họ đã nhầm lẫn và kịp thời sửa chữa. Để tránh tình trạng mắc kẹt với việc xử lý email liên tục, bạn nên dành ra những khoảng thời gian nhất định trong ngày để kiểm tra và phản hồi email (ví dụ: sáng sớm, cuối giờ chiều).

Cấu trúc viết email trong công việc

1/ Tiêu đề mail

Nêu mục đích, lý do ngắn gọn vì sao bạn gửi email để người đọc dễ dàng nhận biết vấn đề và tìm lại email của bạn.

Ví dụ: "Thư ứng tuyển vị trí Kế toán trưởng - Nguyễn Văn A"

2/ Lời chào

Ghi tên người nhận khi gửi lời chào để họ chắc rằng bạn đang gửi cho đúng người. Tùy theo mức độ thân thiết và trang trọng mà bạn có thể chọn các cách chào khác nhau.

Ví dụ: "Kính gửi Bà Nguyễn Thị B", "Thân gửi Ông Nguyễn Văn A", "Chào C"

3/ Phần thân

Đi vào nội dung, mục đích chính của email càng sớm càng tốt, bao gồm yêu cầu mà bạn muốn người nhận thực hiện và cả deadline để họ hoàn thành. Nếu có nhiều điều cần bàn luận, bạn nên sắp xếp một cuộc họp bàn về vấn đề đó thay vì trao đổi tất cả qua email. Trong trường hợp khẩn cấp, tốt nhất bạn hãy trò chuyện hoặc gọi điện trực tiếp.

Ví dụ: “Cám ơn bạn đã tham dự buổi workshop kỹ năng viết email (mục đích). Đây là một số mẫu email bạn có thể ứng dụng. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào về việc thực hành kỹ năng viết email, đừng ngần ngại, hãy đặt câu hỏi cho chúng tôi nhé. (kêu gọi hành động)”

4/ Kết thúc

Nhắc lại yêu cầu, mục đích gửi email của bạn, người nhận cần có hành động gì, và lời chào tạm biệt.

Ví dụ “Rất mong quý công ty có thể xem xét lại lời đề nghị này và phản hồi chúng tôi vào lần gặp tiếp theo. Thân ái.”

5/ Chữ ký

Bao gồm họ tên đầy đủ (kèm theo giới tính - Mr., Ms.), chức danh, những thông tin liên hệ khác như số điện thoại di động, số liên hệ nội bộ, Whatsapp, Skype,...

Các tính năng hỗ trợ quản lý email hiệu quả

Trì hoãn thời gian gửi. Cài đặt thời gian để bạn có cơ hội rút lại email khi bấm gửi nhầm hay chợt nhớ có chi tiết cần chỉnh sửa.

viet-email-trong-cong-viec-undo-send-defer-delivery

Hẹn giờ. Cài đặt ngày, giờ để gửi email vào thời điểm mà bạn mong muốn.

viet-email-trong-cong-viec-schedule-send

CC/BCC. CC là viết tắt của Carbon Copies (bản sao) và BCC viết tắt của Blind Carbon Copies (bản sao ẩn danh). Để tên người nhận trong phần To khi bạn cần họ phản hồi lại email hay email dành cho họ. Để tên người nhận trong phần CC khi những người này chỉ cần tham khảo, không cần phải thực hiện hành động nào hay trả lời email (Ví dụ: CC người quản lý trong email gửi cho khách hàng). Để tên người nhận trong phần BCC khi cần bảo mật danh tính của họ với những người nhận khác vì chỉ có người gửi và người nhận trong mục BCC thấy được email của nhau.

Reply/Reply all/Forward. Tránh tạo email mới để trả lời cho cùng vấn đề. Khi sử dụng reply (chỉ trả lời cho người gửi) hay reply all (trả lời cho tất cả những người nhận được email), bạn có thể xem lại toàn bộ lịch sử trao đổi bàn luận. Sử dụng forward khi bạn thấy một người cần biết thông tin trong email nhưng chưa được gửi.

Email template. Lưu các nội dung email giống nhau thành các mẫu có sẵn để tiết kiệm thời gian soạn một email mới.

viet-email-trong-cong-viec-email-template

Label/Folder. Phân loại và sắp xếp email vào các thư mục.

viet-email-trong-cong-viec-label-folder

Bảo mật. Để đảm bảo người nhận không thể copy, forward, download email.

viet-email-trong-cong-viec-security

Nếu bạn đang tìm kiếm cơ hội việc làm mới và cần tư vấn, hãy để Reeracoen hỗ trợ bạn.

💁‍♀ Tư vấn viên của Reeracoen luôn sẵn sàng để tìm kiếm, giới thiệu, và tư vấn những vị trí phù hợp với hồ sơ của bạn.
🌏 Tất cả thông tin tuyển dụng mới nhất trong nhiều ngành nghề từ Reeracoen Vietnam được cập nhật thường xuyên tại www.reeracoen.com.vn.
👍 Hãy follow Reeracoen Vietnam HR Facebook và Reeracoen Vietnam LinkedIn để biết các công việc hấp dẫn trong tuần.

Contact usup-arrow
Feel free to contact our career advisor.