Vai Trò Của Bộ Phận Nhân Sự Trong Kế Hoạch Duy Trì Hoạt Động Kinh Doanh BCP

Recruitment BlogApril 20, 2020 18:38

vai-tro-cua-bo-phan-nhan-su-trong-bcp

BCP (Business Continuity Plan) là kế hoạch để duy trì hoạt động kinh doanh trong những tình huống khẩn cấp như thiên tai, dịch bệnh, tấn công mạng, khủng bố… gây gián đoạn hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Kế hoạch cần đảm bảo an toàn cho con người (nhân viên, khách hàng, đối tác, và cộng đồng) và tài sản của công ty, đề ra các biện pháp phòng ngừa, nhanh chóng xử lý, tiếp tục hoạt động, và khắc phục hậu quả trong những tình huống như vậy.

Các công ty sản xuất có thể đã quen thuộc với việc lên các biện pháp ứng phó với rủi ro khi các yếu tố như hỏa hoạn, lũ lụt vẫn thường xuyên xảy ra và có ảnh hưởng rất lớn đến việc kinh doanh. Nhưng các công ty dịch vụ cũng rất cần đến kế hoạch này, đặc biệt là trong tình hình dịch bệnh như hiện nay. 

Xây dựng BCP đòi hỏi sự tham gia của tất cả các phòng ban của công ty như sản xuất, kinh doanh, tài chính, nhân sự, IT,… Trong đó, bộ phận nhân sự sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc lên kế hoạch bảo vệ và quy định các vấn đề liên quan đến nhân viên, tài sản khó thay thế của công ty.

Hoạt động của nhân viên

Một trong những yếu tố để duy trì hoạt động kinh doanh chính là duy trì hoạt động của nhân viên. Trong bản BCP, những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động thường ngày của nhân viên cần được nêu rõ cách vận hành và khắc phục trong từng giai đoạn khi khủng hoảng xảy ra.

Nơi làm việc. Trong tình huống nơi làm việc bị phá hủy, hoặc không thể sử dụng do thảm họa, nhân viên sẽ phải tạm thời làm việc ở đâu (văn phòng, nhà máy khác của công ty, hay làm việc tại nhà)? Tình trạng giao thông chung, phương tiện giao thông và phương tiện kết nối liên lạc có bị ảnh hưởng khi điều chỉnh nơi làm việc hay không?

Công việc đảm nhận. Nhân viên có bị cắt giảm hay không? Nhiệm vụ họ đảm nhận có thay đổi gì không? Các nhân viên ở những bộ phận ít bận rộn có được giao thêm nhiệm vụ hay giảm thời gian làm hay không? Họ có phải đảm nhiệm công việc mới?

Lịch làm việc. Thời gian làm việc có thay đổi không? Cách quản lý thời gian có thay đổi không? Chia nhóm và làm việc theo ca, số ngày làm việc ít hơn? Khi nào bắt đầu thực hiện các mục trong kế hoạch duy trì kinh doanh? Khi nào công việc kinh doanh hoạt động trở lại bình thường?

Cách xử lý trong tình huống khẩn cấp. Khi nào cần và làm thế nào để sơ tán khỏi nơi làm việc? Nhân viên gặp nhau ở đâu sau khi sơ tán? Ai là người gọi hỗ trợ, giám sát tình huống khẩn cấp?

Thông tin và liên hệ. Khi nào thì liên lạc với nhân viên? Các địa chỉ liên hệ khẩn cấp của nhân viên (người thân, bạn bè…) và địa chỉ liên hệ khẩn cấp của công ty (ban quản lý, nhân sự, IT,…)? Thực hiện lưu trữ hờ và bảo mật dữ liệu của nhân viên ở một nơi khác. 

Khả năng làm việc của nhân viên. Nhân viên cần được giám sát như thế nào? Nhân viên sẽ thực hiện các báo cáo thường ngày ra sao? Thảm họa ảnh hưởng thế nào đến sức khỏe thể chất, tinh thần, năng suất và động lực của nhân viên? Họ cần được hỗ trợ những gì để giữ năng suất và tinh thần làm việc?

Phúc lợi của nhân viên

Trong giai đoạn khủng hoảng, ngoài nỗi lo an toàn về thể chất thì an toàn về tài chính cũng là một mối quan tâm của quản lý doanh nghiệp và nhân viên cần được giải quyết.

Lương. Nhân viên sẽ được trả lương khi nào và như thế nào? Gặp mặt trực tiếp hay chuyển khoản? Lương tính như cũ hay theo ca hoặc khối lượng công việc?

Phúc lợi. Công ty sẽ hỗ trợ gì cho những người bị ảnh hưởng trực tiếp (sức khỏe, tinh thần…) do thảm họa? Các quy định về đền bù của công ty và trợ cấp thất nghiệp trong bảo hiểm bắt buộc? Khi nào và như thế nào để nhận được các khoản hỗ trợ này?

Đào tạo và phân công

Trong tình huống khẩn cấp. Nhân viên phải xử lý, báo động tình trạng khẩn cấp, và di chuyến đến vùng an toàn như thế nào? Những buổi diễn tập tình huống sẽ có ích trong việc huấn luyện nhân viên cũng như phát hiện bất hợp lý để chỉnh sửa lại bản BCP.

Khi bị thiếu hụt nhân viên. Nếu thiếu vị trí quản lý, ai là người có thể thay thế ngay lập tức? Tuyển người mới từ bên ngoài hay tuyển nội bộ? Kế hoạch khi tuyển người mới mất bao lâu và chi phí như thế nào? Nếu tuyển hay luân chuyển nội bộ, thì nhân viên nào sẽ được chuyển sang bộ phận, vị trí mới nào? Bao nhiêu người? Trong bao lâu?

Huấn luyện kỹ năng mới. Nhân viên khi chuyển tạm thời sang bộ phận mới cần được đào tạo những kỹ năng gì? Trong bao lâu? Ai sẽ là người chịu trách nhiệm đào tạo?

Khi xây dựng bản kế hoạch duy trì hoạt động kinh doanh cho các tình huống khẩn cấp, bộ phận nhân sự cần lường trước các ảnh hưởng như tình trạng sức khỏe, năng suất làm việc, thay đổi trong lịch làm việc, nơi làm, trách nhiệm công việc, thiếu nhân viên, chấm dứt hợp đồng với nhân viên, chậm trả lương, giảm lương, và làm sao để ứng xử và giảm thiểu tối đa những thiệt hại của những ảnh hưởng này.

Bạn không cần trình bày tất cả kế hoạch cho nhân viên trong cùng một lúc. Nhưng hãy có sự chuẩn bị chu đáo từ trước, chọn thời điểm thích hợp để ra thông báo để nhân viên kịp thời đón nhận, được trang bị đầy đủ kiến thức, công cụ cần thiết khi thực hiện kế hoạch, và cảm nhận được sự bảo vệ và quan tâm của công ty đến an toàn của họ.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm nhân tài mới cho công ty, hãy liên lạc với Reeracoen Việt Namcông ty tư vấn tuyển dụng có 17 chi nhánh tại 10 quốc gia châu Á!
Với kho ứng viên sẵn có để giới thiệu với bạn ngay lập tức, đội ngũ tư vấn viên nhiều năm kinh nghiệm của Reeracoen sẽ giúp bạn tìm kiếm được tài năng phù hợp với công ty.
Nhận tư vấn về dịch vụ tuyển dụng của Reeracoen