Khi có một ứng viên tiềm năng, làm sao để biết họ thật sự phù hợp với vị trí tuyển dụng? Reference check, hay xác minh thông tin ứng viên, là một bước cần thiết trong quá trình tuyển dụng cũng như thăng chức.

Mục đích của việc xác minh thông tin ứng viên

Thông thường, bộ phận nhân sự, người chịu trách nhiệm tuyển dụng sẽ liên hệ với người quản lý tại công ty cũ, giảng viên, giáo viên tại trường học của ứng viên để xác thực thông tin công việc và học vấn, biết thêm về lý lịch, kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng mà ứng viên đã ghi trong CV hay nhắc đến tại buổi phỏng vấn.
không chỉ đon thuần là hình thức xác nhận thông tin để tránh trường hợp khai gian lý lịch, bảo vệ nhân viên, uy tín công ty khỏi các thành phần xấu (trộm cắp, biển thủ, hối lộ,…), khi xác minh thông tin ứng viên, doanh nghiệp sẽ có thêm nguồn dữ liệu để nâng cao chất lượng tuyển dụng, dự đoán về mức độ phù hợp giữa ứng viên và vị trí tuyển dụng.

Hơn nữa, tuy ứng viên chỉ để thông tin liên lạc của những người sẽ nói tốt cho họ và thường bộ phận nhân sự cũng không đủ thời gian và nhân lực để thực hiện, việc xác minh thông tin có thể giúp công ty hiểu rõ hơn về thế mạnh và hạn chế để giúp nhân viên phát triển.

Những thông tin cần xác minh

Trong tất cả các phần, các thông tin về công việc, liên quan đến công việc của ứng viên là ưu tiên hàng đầu và được đầu tư nhiều thời gian nhất. Mỗi vị trí, công ty, ứng viên khác nhau thì thông tin cần xác nhận cũng sẽ khác nhau. Sau đây sẽ là một số câu hỏi thường gặp và có thể được áp dụng cho nhiều trường hợp.

Công việc

• Xác nhận thông tin về nội dung công việc, chức vụ, lương của ứng viên
• Lý do ứng viên nghỉ việc
• Mối quan hệ giữa người tham khảo với ứng viên là gì?
• Vì sao người tham khảo nghĩ ứng viên phù hợp với vị trí mới?
• Điểm mạnh và điểm yếu lớn nhất của ứng viên là gì?

Thói quen, hành vi trong công việc

• Ứng viên có hòa hợp với đồng nghiệp và cấp trên không?
• Ứng viên xử lý mâu thuẫn, áp lực, các lời nhận xét như thế nào?
• Người tham khảo có lời khuyên nào để quản lý tốt ứng viên?

Khác

• Nếu có cơ hội, người tham khảo có sẵn sàng tuyển/làm việc chung với ứng viên một lần nữa hay không? Vì sao?
• Còn những ai có thể cho biết thêm những thông tin khác về ứng viên?

Ngoài ra, với những ứng viên cho các vị trí cấp cao hơn, các doanh nghiệp thường kiểm tra thêm thông tin học vấn tại các trường ứng viên từng theo học, tiền án, tiền sự, vi phạm luật, nợ thẻ tín dụng,…

Trình tự xác minh thông tin ứng viên

Các thời điểm cần xác minh thông tin ứng viên đó là trước khi phỏng vấn, sau khi phỏng vấn, và sau khi offer. Và thời điểm thường được chọn là sau phỏng vấn vì lúc này các doanh nghiệp đã sàng lọc được một số ứng viên, không tốn thời gian khi phải xác minh quá nhiều người, nhưng vẫn hỗ trợ được cho việc ra quyết định chính xác hơn.

Có nhiều hình thức xác minh thông tin ứng viên như trao đổi văn bản, qua điện thoại, hoặc gặp mặt trực tiếp người tham khảo. Hình thức tiện dụng và thường gặp sẽ là thông qua điện thoại để có thể lấy thông tin nhanh chóng, cụ thể.

Trước khi liên hệ, người chịu trách nhiệm xác minh thông tin cần:

• Lập danh sách những điều cần tìm hiểu
• Lấy thông tin người tham khảo trong CV của ứng viên hoặc chủ động kết nối với họ qua LinkedIn
• Được sự cho phép từ ứng viên để tránh ảnh hưởng đến quyền riêng tư và công việc của ứng viên ở công ty hiện tại

Khi liên hệ, người chịu trách nhiệm nên thực hiện các bước:

• Gửi mail, tin nhắn để xin lịch hẹn
• Gọi điện giới thiệu bản thân, mục đích liên hệ, vị trí đang tuyển dụng, đặt các câu hỏi đã chuẩn bị sẵn
• Gửi mail cám ơn để giữ kết nối và hỏi thêm thông tin khi cần

Nên

• Kiểm tra lại xem những người tham gia phỏng vấn còn thắc mắc, cần làm rõ, muốn biết thêm những điểm nào
• Xây dựng một quy trình kiểm tra với kịch bản cụ thể
• Đặt câu hỏi mở nhưng về những vấn đề cụ thể, ví dụ như nhân viên đó đóng vai trò gì trong dự án ở công ty cũ
• Xác minh càng nhiều phần thông tin càng tốt

Không nên:

• Hỏi những câu quá chung chung hoặc chỉ trả lời có hoặc không
• Không nên đường đột liên lạc và đặt câu hỏi mà chưa có kịch bản hay liên hệ để hẹn trước
• Xác minh thông tin quá muộn

Dù là tuyển dụng bên ngoài hay thăng chức nội bộ, nhân viên ở các vị trí cấp trung hay cấp cao, việc xác minh thông tin ứng viên trước khi chính thức gửi thư mời nhận việc là điều cần thiết. Việc xác minh sẽ tốn nhiều thời gian và công sức nhưng sẽ giúp doanh nghiệp tránh được nhiều rủi ro và cải thiện hệ thống tuyển dụng, phát triển nhân viên.