Cách Thức Và Công Cụ Quản Lý Nhân Viên Làm Việc Tại Nhà

Recruitment BlogMarch 26, 2020 16:15

quan-ly-nhan-vien-lam-viec-tai-nha

Khi dịch bệnh SARS-Cov-2 vẫn còn lan rộng, nhiều công ty đã cho toàn bộ nhân viên hoặc luân phiên các nhóm làm việc tại nhà. Không có sự điều khiển và trao đổi trực tiếp như tại văn phòng là một thách thức, buộc doanh nghiệp có những hình thức và công cụ riêng để quản lý nhân viên làm việc tại nhà. Hi vọng bài viết này có thể giúp doanh nghiệp của bạn lập kế hoạch duy trì hoạt động và vượt qua khó khăn trong đại dịch.

10 Nguyên Tắc Quản Lý Nhân Viên Từ Xa

Khi quản lý nhân viên làm việc tại nhà, nhà lãnh đạo, tổ chức nhân sự, phải bảo đảm công việc vẫn được vận hành trơn tru khi giám sát từ xa. Một số nguyên tắc dưới đây sẽ giúp bạn loại bỏ một số trở ngại khi hỗ trợ nhân viên làm việc tại nhà cũng như tăng tính đoàn kết cho tập thể.

1/ Đặt ra kì vọng rõ ràng

Khi không làm việc trực tiếp, nhân viên sẽ không thể nhận được các tín hiệu ngầm hiểu như ngôn ngữ cơ thể, bối cảnh, hay phạm vi công việc. Vì vậy, các nhiệm vụ được giao cần phải cụ thể hơn. Thảo luận với nhân viên về hạn chót của công việc, mục đích, cũng như chi tiết về kết quả cần đạt được.

Bên cạnh đó, việc thống nhất rõ ràng cách làm và trao đổi giữa hai bên cũng rất quan trọng. Ví dụ như nên phản hồi tin nhắn và email vào lúc nào, từ khi nhận đến lúc trả lời mất bao lâu; bạn muốn nhân viên chủ động hơn trong việc báo cáo tình hình, liên lạc để cập nhật thông tin từ các thành viên trong nhóm…

2/ Phản hồi nhanh

Hãy cho nhân viên biết rằng bạn vẫn sẵn sàng có mặt để hỗ trợ khi cần. Dành thời gian để phản hồi các tin nhắn, email càng sớm càng tốt. Nếu bạn bận hoặc cần thời gian để xem xét thông tin, trước hết hãy phản hồi và cho họ biết khi nào bạn có thể đáp ứng nhu cầu của họ.

3/ Hỗ trợ thường xuyên

Bên cạnh việc trả lời tin nhắn của họ nhanh nhất có thể thì bạn cũng có thể chủ động hỏi thăm tình hình, thể hiện thiện chí muốn giúp đỡ họ trong công việc. Việc này không chỉ giúp bạn tạo mối quan hệ với nhân viên của mình mà còn giúp bạn kiểm soát được tình hình tốt hơn, phát hiện vấn đề từ sớm, và can thiệp khi cần thiết ở từng giai đoạn.

4/ Thể hiện sự tin tưởng

Một trong những khó khăn nhất trong việc quản lý nhân viên làm việc tại nhà đó là sự tin tưởng. Bạn có thể tự hỏi liệu họ có đang bị xao nhãng, thực hiện công việc theo đúng cam kết, hay vi phạm quy định công ty hay không. Lo lắng của bạn là điều tự nhiên, đặc biệt khi công ty bạn có quy định nghiêm ngặt về giờ làm việc hay an ninh bảo mật.

Hiện nay, để giảm bớt nỗi lo này, thì nhiều phần mềm, hệ thống giúp bạn quản lý được thời gian, địa điểm, quyền truy cập,… của nhân viên bạn. Tuy nhiên, một trong những nguyên tắc quan trọng nhất khi quản lý nhân viên làm việc tại nhà đó chính là tin tưởng vào tinh thần tự giác và đạo đức nghề nghiệp của nhân viên. Một nghiên cứu chỉ ra rằng nếu nhân viên được sếp của mình tin tưởng, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn và nỗ lực nhiều hơn, sẵn sàng trợ giúp trong những công việc ngoài trách nhiệm của họ.

Niềm tin của bạn đương nhiên cũng nên dựa trên các cơ sở nhất định. Hãy ngồi lại với các nhân viên để đánh giá về năng lực, tính kỷ luật của họ để giao công việc phù hợp khi làm tại nhà, hướng dẫn họ cách làm, cũng như quyết định cách thức và mức độ giám sát phù hợp.

5/ Tạo tương tác giữa các nhân viên

Khi làm việc một mình, nhân viên của bạn sẽ thường dễ rơi vào trạng thái bị cô lập. Việc tăng tương tác của bạn với các thành viên và giữa các thành viên vừa giúp ích trong việc cập nhật tình hình vừa là để các thành viên làm việc tại nhà xây dựng mối quan hệ với những người làm cùng, giúp họ loại bỏ hoài nghi, mâu thuẫn với các thành viên khác. Hãy đặt hẹn lịch gặp mặt trực tiếp 1 tuần hoặc 1 tháng/lần, khuyến khích các hoạt động làm việc nhóm, hay yêu cầu nhân viên thường xuyên cập nhật tình hình. Ngoài ra, đừng quên giao các nhiệm vụ mới cho họ. Khi không tiếp xúc với nhà quản lý thường xuyên, các nhân viên làm việc tại nhà có thể bị "bỏ rơi" hay quên lãng trong các dự án mới.

6/ Tạo và duy trì động lực

Động lực của nhân viên chịu ảnh hưởng một phần bởi văn hóa doanh nghiệp. Khi làm việc tại nhà, nhân viên cũng sẽ không được sinh hoạt cùng các nhân viên khác, không được trải nghiệm văn hóa, cũng như phổ biến về tình hình công ty.

Chính vì vậy khi quản lý nhân viên từ xa, bạn cần tạo động lực cho họ thường xuyên. Trước hết giúp họ thấy được những mục tiêu của công ty phù hợp hoặc có thể bổ trợ cho mục tiêu phát triển cá nhân của họ. Cũng có những cách đơn giản hơn như nhắn tin chúc mừng khi họ thành công trong một dự án, ghi nhận hiệu quả làm việc sau khi họ hoàn thành công việc được giao.

Ngoài ra, áp lực cũng là một dạng động lực. Sự giám sát vừa phải có thể giúp cho nhân viên của bạn tập trung làm việc hơn.

7/ Cung cấp đầy đủ công cụ, thiết bị cần thiết để làm việc

Tất cả các công việc của bạn sẽ được chuyển sang trực tuyến, vì vậy hãy đảm bảo là nhân viên có đầy đủ thiết bị phù hợp, biện pháp bảo mật thông tin, phần mềm liên lạc, thực hiện, quản lý và báo cáo công việc,... phải được cài đặt sẵn trên thiết bị. Bạn có thể yêu cầu nhân viên tự chuẩn bị những phần mềm, thiết bị này, nhưng phải phổ biến với họ trước.

8/ Tập trung vào mục tiêu, kết quả

Dù có các công cụ để kiểm tra từng hoạt động của nhân viên, và bạn hoàn toàn có thể yêu cầu họ khai báo chi tiết, nhưng việc phải nhập và theo dõi những thông tin như vậy sẽ làm mất thời gian cho cả hai bên. Ngoài ra, việc kiểm soát quá gắt gao cũng là một biểu hiện của sự thiếu tin tưởng từ phía bạn đối với nhân viên.

Vì vậy hãy để nhân viên của bạn làm việc theo cách của họ, chỉ theo dõi những kết quả quan trọng mà bạn đã đề ra và thống nhất ngay từ đầu với họ. Bạn có thể yêu cầu họ chia sẻ khó khăn và hỗ trợ khi cần, nhưng không nhất thiết phải cầm tay chỉ việc.

9/ Làm việc có chủ đích

Để tiết kiệm thời gian, với mỗi công việc được giao, mỗi buổi họp, mỗi cuộc gọi, email, hãy cho nhân viên của bạn hiểu rõ chương trình, mục đích, ý nghĩa, mong muốn trong hành động của bạn. Ví dụ như khi liên lạc để hỏi thăm tình hình, đừng chỉ hỏi cho qua, hãy chuẩn bị những câu hỏi đào sâu thêm nếu như nhân viên trả lời chung chung.

10/ Chia sẻ và lập lịch làm việc cụ thể

Dù công ty bạn cho nhân viên linh hoạt về thời gian, bạn vẫn cần thống nhất một số giờ làm việc nhất định để bạn và các nhân viên có thể họp, liên lạc khi cần thiết. Và để tận dụng tối đa khung thời gian chung, đối với những công việc phải trao đổi quá nhiều, hãy tập trung tất cả vào một cuộc họp thay vì nhắn tin, email qua lại giữa quá nhiều người.

Công Cụ Quản Lý Nhân Viên Từ Xa

1/ Quản lý lịch làm việc

Các ứng dụng như Google Calendar, Outlook Calendar rất hữu ích trong việc tạo lịch, ghi chú nhắc nhở, gửi và chia sẻ lịch cho người khác. Khi đặt hẹn, bạn còn có thể đính kèm file cũng như kèm theo lời nhắn để những người tham dự tham khảo trước nội dung.

2/ Quản lý giờ làm việc

Các ứng dụng chấm công trực tuyến như Clockify, Fast Work, Tanca,… sẽ yêu cầu mở định vị GPS trên thiết bị của người dùng. Vì vậy, bạn có thể biết được nhân viên mình có đang ở đúng vị trí (ở nhà, ở công ty khách hàng,…) khi chấm công hay không. Các hệ thống này cũng sẽ lưu trữ lại thông tin và thường kèm theo các tính năng cho phép theo dõi giờ tăng ca, ngày nghỉ của nhân viên, xuất dữ liệu để việc tính lương hằng tháng trở nên dễ dàng hơn.

Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng công cụ timesheet hay lịch ở dạng hàng cột, kết hợp với video call, chụp màn hình, hình ảnh để có thể chấm công trực tuyến khi quản lý nhân viên từ xa.

3/ Họp và training qua video

Với các buổi họp nhỏ của team hay phòng ban, bạn có thể sử dụng các ứng dụng miễn phí như Skype (3-50 người), Google Hangouts (dưới 15 người).

Với các buổi họp lớn hơn, thậm chí là các seminar online (webinar), bạn có thể sử dụng các ứng dụng trả phí như Zoom để mời nhiều người tham dự. Nếu buổi họp không cần quá nhiều tương tác giữa những người tham dự, các công cụ livestream cũng là một lựa chọn thay thế.

4/ Liên lạc

Bên cạnh email, để trao đổi thông thường, nhanh chóng bạn có thể sử dụng các ứng dụng chat như Skype, Messenger, Whatsapp, Viber. Nhưng hãy cân nhắc độ an toàn của ứng dụng khi gửi những thông tin có chứa nội dung cần bảo mật.

5/ Công việc và Báo cáo

Hầu hết các phần mềm làm trực tuyến đều có tính năng chia sẻ, tương tác làm việc trong nhóm, cho phép nhiều người dùng cùng truy cập, xem và chỉnh sửa như Office Online, G Suite,…. Các ứng dụng khác để làm việc nhóm online như Slack, Trello, Asana,… cũng sẽ rất hữu ích trong việc trao đổi, phân công, kiểm soát, theo dõi tiến độ từng thành viên của nhóm hoặc thậm chí của công ty chỉ với một ứng dụng.

Thực Hiện Kế Hoạch Cho Nhân Viên Làm Việc Tại Nhà

Xây dựng hệ thống

Hệ thống làm việc từ xa có rất nhiều điểm khác so với làm việc tại phòng. Những việc bạn cần quan tâm khi xây dựng hệ thống này bao gồm cách quản lý, đánh giá, báo cáo, liên lạc và các phương tiện để thực hiện.

Cần có sự kết hợp từ nhiều phòng ban và đóng góp ý kiến từ chính những nhân viên sẽ làm việc tại nhà vì họ có thể nhìn ra những khó khăn, bất lợi cũng như cách để giải quyết những vấn đề khi làm việc tại nhà.

Thông báo

Sau khi đã có hệ thống hoàn chỉnh, hãy phổ biến hệ thống này cho toàn bộ nhân viên để tất cả cùng nắm rõ quy trình và có sự tự chuẩn bị phù hợp cho bản thân.

Chuẩn bị các vật dụng cần thiết

Trong trường hợp làm việc tại nhà thông thường, nhân viên có thể dễ dàng đến văn phòng khi cần thiết. Nhưng trong tình hình dịch bệnh như hiện nay, việc đi ra ngoài bị hạn chế, bạn nên chuẩn bị tốt nhất và đầy đủ nhất cho nhân viên làm việc tại nhà. 

Training

Làm việc tại nhà cũng được xem là một kỹ năng. Không phải ai cũng có khả năng làm việc tại nhà hiệu quả, có rất nhiều thách thức, và “cám dỗ” mà nhân viên của bạn cần vượt qua. Hãy chuẩn bị trước tinh thần, có những hướng dẫn cơ bản, và giúp họ rèn luyện trước khi bước vào công việc thực tế.

Có rất nhiều thứ sẽ thay đổi cho cả nhân viên và cấp quản lý khi chuyển sang hình thức làm việc tại nhà. Một số quy trình và công việc sẽ bị ảnh hưởng. Đặc biệt trong thời điểm dịch bệnh, nhiều diễn biến khó lường trước như cách ly, phong tỏa sẽ hạn chế việc thay đổi hệ thống nếu có sai sót. Vì vậy trước khi quản lý nhân viên làm việc tại nhà, bạn cần có một kế hoạch rõ ràng, đảm bảo liên lạc luôn được thông suốt, có phương pháp theo dõi, duy trì công việc phù hợp, và động viên tinh thần cho nhân viên trong quá trình chuyển đổi này.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm nhân tài mới cho công ty, hãy liên lạc với Reeracoen Việt Namcông ty tư vấn tuyển dụng có 17 chi nhánh tại 10 quốc gia châu Á!
Với kho ứng viên sẵn có để giới thiệu với bạn ngay lập tức, đội ngũ tư vấn viên nhiều năm kinh nghiệm của Reeracoen sẽ giúp bạn tìm kiếm được tài năng phù hợp với công ty.
Nhận tư vấn về dịch vụ tuyển dụng của Reeracoen