Top Câu Hỏi Phỏng Vấn Vị Trí Admin Văn Phòng Thường Gặp

Business AdminMarch 15, 2023 10:57

cau hoi phong van admin van phong

Top Câu Hỏi Phỏng Vấn Vị Trí Admin Văn Phòng Thường Gặp

Admin văn phòng là một vị trí khá quan trọng trong việc vận hành nội bộ, giúp các quy trình hoạt động suôn sẻ và trơn tru hơn. Dù admin văn phòng không yêu cầu về các kỹ năng chuyên môn như IT hay kỹ sư, công việc này đòi hỏi sự khéo léo trong giao tiếp và linh hoạt trong cách xử lý công việc. 

Vậy trong buổi phỏng vấn vị trí Admin văn phòng, những câu hỏi nào sẽ được đặt ra? Nếu bạn đang chuẩn bị cho một buổi trao đổi như vậy, hãy thêm khảo thêm bài viết này và chuẩn bị trước những câu hỏi phỏng vấn vị trí admin văn phòng thường gặp nhé! 
 

Tổng Hợp Các Câu Hỏi Phỏng Vấn Vị Trí Admin Văn Phòng

Trước khi trao đổi cụ thể về công việc và vị trí ứng tuyển, nhà tuyển dụng sẽ lướt qua các câu hỏi chung (bộ câu hỏi phỏng vấn chung thường gặp) để tìm hiểu về thông tin cá nhân và tính cách của ứng viên. Vì vậy, bạn đừng bỏ qua bộ câu hỏi đó nhé, chúng sẽ giúp bạn có được thiện cảm đầu tiên tốt nếu bạn có chuẩn bị trước!

Theo bạn những phẩm chất mà một admin văn phòng cần để thành công là gì?

Trước hết, bạn cần kỹ năng tổ chức mạnh mẽ để thực hiện suôn sẻ các mục công việc. Đó là bởi vì một quản trị viên văn phòng chịu trách nhiệm theo dõi không chỉ các nhiệm vụ và lịch của chính mình mà còn của các nhân viên văn phòng/phòng ban khác và lịch của các giám đốc điều hành công ty. 

Bạn cũng cần tương tác thường xuyên với các nhân viên khác và với khách hàng, điều này đòi hỏi các kỹ năng giao tiếp đặc biệt - cả bằng lời nói và bằng văn bản một cách khéo léo.

Bạn thấy điều gì khó khăn nhất đối với công việc Admin văn phòng nói chung?

Khi đến với câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn xác định sự phù hợp của bạn với vị trí đang ứng tuyển bằng cách so sánh khó khăn gặp phải của bạn và ở vị trí Admin của họ. Vì thế, hãy khéo léo và chân thật khi trả lời câu hỏi này. 

Hãy nêu ra những khó khăn bạn từng gặp phải và cách bạn xử lý chúng. Không có công việc nào, không có vị trí nào mà không gặp phải khó khăn, nhà tuyển dụng sẽ thực sự quan tâm đến thái độ và cách bạn “đương đầu” với chúng!

Bạn đã sử dụng những công nghệ nào trong các công việc hỗ trợ văn phòng trước đây của mình? Những cái nào bạn cảm thấy thoải mái nhất?

Trong câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn tham khảo cụ thể hơn về kinh nghiệm của bạn thông qua các phần mềm sử dụng để hỗ trợ công việc. Từ đó, phần nào đánh giá được hiệu suất công việc của bạn. 

Do đó, bạn hãy nêu cụ thể các phần mềm bạn đã sử dụng và lý do (hiệu quả đem lại) khi bạn ứng dụng chúng vào công việc!
Loại tài liệu hoặc báo cáo nào bạn đã làm việc hoặc được yêu cầu thực hiện?

Ở những câu hỏi về kinh nghiệm của những công việc trước, bạn nên trả lời cụ thể và chân thật. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng có ấn tượng tốt về bạn. Ngoài ra, cả hai cũng sẽ có cơ hội cân nhắc thật kỹ lưỡng về mô tả công việc để xem xét sự phù hợp từ cả hai phía!

Với tốc độ nhanh, thường không thể đoán trước của các công việc hỗ trợ văn phòng, làm thế nào để bạn ưu tiên các nhiệm vụ trong một ngày làm việc trung bình?

Công việc admin sẽ thường khá nhiều đầu mục công việc từ nhỏ cho đến lớn để hỗ trợ các bộ phận và phòng ban khác trong công ty. Vậy việc biết quản lý thời gian và sắp xếp công việc thật sự rất quan trọng. 

Vì thế, trước khi đến buổi phỏng vấn bạn hãy chuẩn bị trước về cách bạn sử dụng thời gian và sắp xếp công việc để luôn đảm bảo tiến độ của việc vận hành. Tùy vào từng trường hợp, bạn có thể sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên hoặc theo khối lượng của công việc. 

Bạn có coi việc phân tích dữ liệu hoặc thông tin là thế mạnh của mình không?

Nếu bạn có định hướng phát triển nghề nghiệp là một admin thực thụ, việc phân tích dữ liệu và thông tin là một kỹ năng cần thiết. Bạn cần phân tích chúng để nắm bắt tình hình hiện tại của công ty. Dữ liệu sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hiệu suất tổng thể của công ty và nêu bật những điểm yếu tiềm ẩn trong một bộ giấy tờ.

Câu trả lời sẽ dễ dàng khi bạn đã từng làm việc với số liệu hay lượng lớn thông tin. Nếu không, bạn cần cẩn thận khi trả lời!

Bạn luôn cần sự chân thật trong suốt buổi phỏng vấn. Hãy khéo léo làm rõ với công ty rằng liệu công việc hiện tại có phải phân tích và làm việc với rất nhiều dữ liệu hay không. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm trong vấn đề này, bạn cần bày tỏ tiềm năng bản thân và sẵn sàng học hỏi chăm chỉ khi có cơ hội nhận việc.

chuan bi cau hoi phong van

Điểm mạnh nhất của bạn trong vai trò là một Admin văn phòng là gì?

Câu hỏi điểm yếu/điểm mạnh không còn quá xa lạ trong các buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, bạn cần phân biệt rõ ràng giữa các câu hỏi để đưa ra câu trả lời chính xác và logic nhất. 

Ở câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn tìm hiểu thêm cụ thể về điểm mạnh trong công việc và trong vị trí này chứ không còn là điểm mạnh chung chung. Do đó, bạn cần nắm bắt các kỹ năng và phẩm chất cần thiết cho Admin để có câu trả lời phù hợp!

Kết luận 

Vị trí Admin văn phòng thực sự quan trọng trong việc duy trì môi trường làm việc lành mạnh và sự nhịp nhàng trong vận hành. Vì thế, bên cạnh kinh nghiệm làm việc, các công ty tuyển dụng cũng chú ý vào các kỹ năng và tiềm năng của ứng viên. 

Nếu bạn có định hướng nghề nghiệp là Admin văn phòng, bạn hãy trau dồi các kỹ năng văn phòng cần thiết. Và đừng bỏ qua bài viết này của Reeracoen về các câu hỏi phỏng vấn Admin văn phòng thường gặp để có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, tăng cơ hội vượt qua phỏng vấn!