Đánh giá năng lực nhân viên là điều mà các doanh nghiệp vẫn thường làm trong mỗi đợt tăng lương. Mục đích chính là để ghi nhận thành tích, nêu những điểm cần cải thiện, và lên kế hoạch phát triển sự nghiệp của nhân viên. Vì vậy, để đánh giá được chính xác, kết quả có ý nghĩa cho cả công ty và nhân viên, có rất nhiều yếu tố cần được cân nhắc.

Khi nào thì nên tổ chức đánh giá năng lực nhân viên?

Việc đánh giá, nhận xét nhân viên nên diễn ra thường xuyên. Tùy điều kiện về thời gian và các nguồn lực như tài chính, nhân lực, tần suất đánh giá của các công ty sẽ khác nhau. Nhiều công ty sẽ tổ chức đánh giá năng lực nhân viên kèm theo mỗi đợt xét tăng lương, vì vậy họ có thể làm theo quý, 6 tháng, hay 1 năm.

Nhưng đây chỉ là cột mốc để doanh nghiệp tổ chức một buổi họp chính thức, ngồi trò chuyện trực tiếp với từng nhân viên trong công ty. Thực chất việc đánh giá năng lực nhân viên cần được thực hiện xuyên suốt quá trình làm việc của họ chứ không chỉ chờ đến 3 tháng, 6 tháng, hay 12 tháng, tránh trường hợp thiếu sót thông tin. Thưởng liền tay, phạt tại chỗ, và nhận xét ngay khi có vấn đề sẽ giúp tạo ra động lực và thay đổi kịp thời.

Doanh nghiệp nên ghi nhận lại tất cả những thành tích, chứng chỉ mà nhân viên đạt được, những hội thảo, hội nghị chuyên đề, khóa học chuyên ngành, dự án mà họ tham gia. Từ đó, công ty và cả nhân viên có thể thấy được những cống hiến và sự trưởng thành trong một thời gian dài. Nhưng bên cạnh đó, còn có rất nhiều yếu tố khác để đánh giá năng lực nhân viên hiệu quả.

Những nội dung cần thảo luận khi đánh giá năng lực nhân viên

Mức độ hoàn thành công việc

So sánh giữa mục tiêu đặt ra và kết quả hoàn thành, xây dựng KPI (key performance index) - những tiêu chí quan trọng nhất trong công việc mà dựa trên đó, một nhân viên được đánh giá là làm việc có hiệu quả hay không - là những khó khăn lớn nhất. Một trong những phương pháp thường được dùng để việc đánh giá mục tiêu chính xác là phương pháp SMART.

• Specific – Cụ thể. Các tiêu chí cần được chia nhỏ, diễn đạt một cách dễ hiểu về một vấn đề duy nhất.
  Ví dụ:
  ✓ số lượng ứng viên ứng tuyển, số lượng ứng viên tiềm năng
  ✗ tuyển dụng hiệu quả
• Measurable – Đo lường được. Cần có hệ thống, cách đếm, đo lường với những con số thực tế, không mang tính cảm tính.
  Ví dụ:
  ✓ số lượng người thích hình ảnh
  ✗ hình ảnh đẹp
• Achievable – Có thể đạt được. Thử thách và hướng đến mục tiêu cao hơn sẽ giúp nhân viên phát triển nhưng những gì đặt ra cần phải có cơ sở thực tế về khả năng thực hiện.
  Ví dụ: tiêu chí cho một nhân viên mới ra trường, hoàn toàn chưa có kinh nghiệm
  ✓ số lượng khách hàng gọi được
  ✗ số lượng buổi chia sẻ, đào tạo cho nhân viên
• Relevant – Liên quan. Để đưa ra tiêu chí có liên quan, doanh nghiệp cần trao đổi rõ ràng với nhân viên về nội dung và trách nhiệm trong công việc.
  Ví dụ: tiêu chí số lượng khách hàng được tư vấn nên áp dụng cho
  ✓ bộ phận chăm sóc khách hàng
  ✗ bộ phận nhân sự 
• Time-based – Có thời gian cụ thể. Nêu rõ thời gian mà nhân viên cần đạt được mục tiêu.
  Ví dụ:
  ✓ số lượng khách hàng được tư vấn/ngày
  ✗ số lượng khách hàng được tư vấn

Bên cạnh KPI (thiên về số lượng, khối lượng công việc) thì các tiêu chí chất lượng công việc và khả năng thực hiện cũng cần được quan tâm. Nhân viên có thực hiện tốt công việc của mình trong thời gian được giao, tạo ra sự hài lòng cho khách hàng và những người khác. Họ có phương pháp sáng tạo để hoàn thành công việc, có cần người hướng dẫn theo dõi thường xuyên không.

Kỹ năng mềm

Ngoài kiến thức, kỹ thuật chuyên môn, thì thái độ và kỹ năng mềm cũng cần được xem xét để đánh giá sự phát triển toàn diện của nhân viên. Những yếu tố này bao gồm tính kỉ luật, sáng tạo, sự tự lập, khả năng lãnh đạo, giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề,…

Những điều cần phát huy và những điểm cần cải thiện

Tổng hợp lại những việc họ đã làm tốt hoặc chưa hoàn thành tốt dựa trên các tiêu chí đã đặt ra ở trên. Điều này sẽ giúp nhân viên và công ty có kế hoạch tốt hơn về những điều cần làm tiếp theo và điều chỉnh lại các tiêu chí đánh giá cho phù hợp trong kỳ tới. Công nhận những điểm tốt sẽ tạo động lực khích lệ và những điểm chưa tốt sẽ tạo áp lực thúc đẩy nhân viên trong công việc.

Đừng để nhân viên cảm thấy bất ngờ về những nhận xét, hãy chắc rằng họ hiểu được những quyết định của công ty. Đây chỉ là bước nhắc lại quá trình đã qua. Những điểm yếu, lỗi cần sửa đổi phải được trao đổi từ trước, ngay khi có vấn đề xảy ra.

Kế hoạch hành động sau buổi đánh giá

Mục đích của việc đánh giá là để giúp nhân viên phát triển hơn, chính vì vậy công ty không chỉ nêu các điểm mạnh và yếu mà còn cần tạo cơ hội, nêu ra những thách thức mà nhân viên cần phải vượt qua. Hãy cùng xem xét lại mục tiêu công ty đề ra, mong muốn của từng nhân viên, quá trình và tốc độ phát triển của nhân viên, đề ra những mục tiêu mới, thảo luận về cách để đạt được những mục tiêu đó. Ví dụ: mở các khóa đào tạo, mời chuyên gia về trao đổi, cho nhân viên đi học,…

Những điều cần lưu ý khi đánh giá năng lực nhân viên

1/ Thực hiện đánh giá 360 độ

Thu thập ý kiến từ tất cả những cá nhân có liên quan đến công việc của một nhân viên (khách hàng, đồng nghiệp, cấp trên, cấp dưới, nhà cung cấp, tự đánh giá). Mỗi nhân viên sẽ tự tạo một bản phân tích SWOT (điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức) để họ chuẩn bị trước tinh thần và có thể cùng nhau trao đổi về những điểm khác nhau giữa các bản đánh giá.

2/ Tạo không gian phù hợp

Việc đánh giá thường kéo dài và ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh như thăng chức, tăng lương, tiền thưởng,… nên sẽ gây áp lực cho cả người đánh giá và người được đánh giá. Vì vậy để có một buổi trao đổi chân thật, hiệu quả, công ty nên tạo một không gian thoải mái, nhưng vẫn đủ trang trọng và riêng tư để nhân viên bày tỏ.

3/ Cân bằng giữa những lời khen và những góp ý cải thiện

Đừng chỉ tập trung vào những điểm tốt hay điểm chưa tốt của nhân viên để nhận xét. Hãy cho họ những nhận xét dựa trên thực tế, cả động lực lẫn áp lực để hoàn thành công việc của mình.

4/ Xác định những kì vọng từ đầu

Đừng đợi đến kì đánh giá mới công bố những tiêu chí đánh giá. Hãy để họ biết rõ những điều công ty muốn họ làm và cách để họ biết rằng mình đã hoàn thành công việc đó.

5/ Minh bạch quy trình đánh giá

Gửi toàn bộ bảng đánh giá cho nhân viên (ẩn danh người đánh giá) để nhân viên có thời gian suy ngẫm lại.

6/ Cho những lời khuyên, chỉ dẫn hữu ích

Chỉ ra những điểm mạnh yếu không là chưa đủ mà người quản lý của nhân viên cần phải có khả năng giúp nhân viên của mình phát triển và khắc phục.

9/ Đối thoại 2 chiều

Công ty cần lắng nghe phản hồi của nhân viên về những bảng đánh giá, quy trình đánh giá (tiêu chí có hợp lý hay không, công bằng hay không). Đây cũng là lúc để nhân viên có thể giải thích, chia sẻ về những trải nghiệm, sự hài lòng của họ về công ty.

10/ Đừng nói về những khoảng thưởng và phúc lợi

Khi họp mặt đánh giá, cả hai bên vẫn chưa thống nhất những ý kiến đánh giá đã đủ hay chưa cho điều kiện lương và phúc lợi. Vì vậy, tránh nhắc đến những điểm này khi chưa có quyết định chính thức.

11/ Khác phục các lỗi có thể mắc phải

• Đưa ra kết luận dựa trên những sự việc mới xảy ra. Cách khắc phục: đánh giá thường xuyên
• Đưa ra kết luận dựa trên những điểm nổi bật nhất. Cách khắc phục: cân nhắc toàn bộ các điểm mạnh và yếu
• Đưa ra kết luận dựa trên những quan sát phù hợp với quan điểm cá nhân. Cách khắc phục: tổng hợp đánh giá từ nhiều phía

Nằm trong những chiến lược quan trọng về quản lý nhân tài, đánh giá năng lực nhân viên luôn cần được sự cân nhắc, đồng thuận và chỉnh sửa thường xuyên dựa trên góp ý từ nhiều phía (lãnh đạo, nhân sự, nhân viên). Kết quả, nhận xét sẽ là nguồn động lực và chỉ dẫn cho các kế hoạch xây dựng lực lượng nhân viên phù hợp cho công ty.