Bạn đã từng nghe đến “exit interview” chưa? Khái niệm này là gì và tại sao bộ phận nhân sự hay quản lý cần tìm hiểu về nó? Sau đây Reeracoen xin đưa ra một góc nhìn về lợi ích cũng như cách để thực hiện exit interview hiệu quả.

Exit interview là gì? Vì sao cần có exit interview?

Exit interview hay phỏng vấn thôi việc có thể được hiểu là buổi trao đổi giữa doanh nghiệp và nhân viên trước khi họ nghỉ việc. Mục đích chính của buổi phỏng vấn thôi việc là để tìm hiểu lý do nhân viên rời công ty, nguyên nhân có phải đến từ các vấn đề trong công ty hay không, và hướng giải quyết như thế nào cho những vấn đề đó.

Phỏng vấn thôi việc không phải là vấn đề quá xa lạ trong nhân sự, nhưng chưa được sự quan tâm đúng mức. Có 92% công ty tại châu Á - Thái Bình Dương làm phỏng vấn thôi việc nhưng hầu hết chỉ mang tính thủ tục mà không có nhiều hành động nào được thực hiện dựa trên kết quả phỏng vấn để cải thiện công ty (theo Harvard Business Review).

Phỏng vấn thôi việc cũng quan trọng như phỏng vấn xin việc. Ngoài việc tìm hiểu nguyên nhân khiến nhân viên quyết định nghỉ việc ở công ty bạn, thì phỏng vấn thôi việc còn mang đến nhiều thông tin và lợi ích khác.

• Nhìn nhận lại các vấn đề trong công ty như:
  • Lương, thưởng, chính sách phúc lợi
  • Quy trình quản lý và giữ chân nhân tài
  • Kế hoạch bổ nhiệm ở cấp quản lý
  • Chương trình đào tạo và phân bố nhân sự
  • Văn hóa và mối quan hệ của các nhân viên trong công ty
  • Phong cách và hiệu quả của lãnh đạo
  • Thiết kế công việc, điều kiện làm việc, động lực, hiệu quả, năng suất của nhân viên…
• Thúc đẩy các cấp lãnh đạo lắng nghe và quan tâm nhiều hơn đến các vấn đề của nhân viên và hoạt động của công ty bên cạnh việc kinh doanh
• Tìm hiểu về đối thủ để biết về cách chiêu mộ nhân tài, mức lương và đãi ngộ của họ
• Tìm ra các thách thức và cơ hội cho công ty từ những ý kiến của nhân viên
• Gia tăng cơ hội giữ chân nhân tài. Đôi khi nhân viên chỉ ra đi vì họ tìm được một công việc có mức lương hay vị trí hấp dẫn hơn mà tại công ty bạn hoàn toàn có thể thương lượng được.
• Giúp củng cố mối quan hệ giữa nhân viên với công ty. Nếu nhân viên cảm thấy ý kiến của mình được tôn trọng và giúp ích được cho sự phát triển của công ty khi họ ra đi, họ có thể có cái nhìn tốt hơn, thấy được sự chuyên nghiệp của công ty và trở thành những đại sứ cho thương hiệu tuyển dụng nói riêng và thương hiệu nói chung của công ty.

Xây dựng buổi phỏng vấn thôi việc hiệu quả

Để buổi phỏng vấn thôi việc được thực hiện một cách có hiệu quả, bạn cần có được những thông tin cần thiết và chân thực từ nhân viên. Thông thường, khi sắp ra đi, nhân viên không muốn để lại ấn tượng xấu hay phá hủy mối quan hệ với những người khác trong công ty. Vì vậy, đôi khi họ sẽ không chia sẻ thật những gì mình nghĩ mà chỉ đưa ra những lý do khách quan chung chung. Cũng có thể họ quá bận chuẩn bị cho công việc mới, hay tệ hơn là họ đã có định kiến rằng công ty sẽ không thay đổi dù họ có góp ý như thế nào nên không có động lực để tìm hiểu và bày tỏ cảm xúc của bản thân.

Định kiến của nhân viên có thể một phần do buổi exit interview không được tiến hành theo trình tự thống nhất và không có biện pháp sử dụng kêt quả của buổi phỏng vấn vào việc phát triển công ty hợp lý.

Để khắc phục những khó khăn này, trong doanh nghiệp của bạn cần thống nhất các nguyên tắc phỏng vấn thôi việc phù hợp.

Thời gian phỏng vấn

Khi nào là thời điểm hợp lý để phỏng vấn thôi việc? Đó là khi nhân viên vẫn còn cảm thấy gắn kết với công việc, công ty và sẵn sàng để chia sẻ. Có hai thời điểm thường được các doanh nghiệp lựa chọn cho buổi phỏng vấn thôi việc. Một là khoảng thời gian khi có thông tin chính thức về việc nghỉ của nhân viên và trước ngày nghỉ của nhân viên đó 1-2 tuần (vì đây là thời gian họ còn nhớ rõ và có thể cho bạn lý do cụ thể và chưa quá bận chuẩn bị cho công việc mới). Hoặc là, một tháng sau khi nhân viên đó đã nghỉ tại công ty (thời gian này họ có thể thong thả để cho bạn cái nhìn khách quan hơn).

Tuy quan trọng nhưng doanh nghiệp không cần phỏng vấn tất cả những nhân viên nghỉ việc nếu như không có đủ thời gian và nguồn lực. Nhưng doanh nghiệp phải có những quy trình phỏng vấn bắt buộc đối với các nhân sự quan trọng khi họ nghỉ việc (những vị trí khó tuyển người thay thế, chuyên môn cao, cấp lãnh đạo,…) vì họ là những người hiểu về công ty, hiểu về thị trường, và có sức ảnh hưởng nhất định. Phõng vấn nhân viên trong các trường hợp bị sa thải, hay kết thúc thời hạn hợp đồng là không cần thiết.

Thời lượng buổi phỏng vấn có thể từ 30 phút đến 1 tiếng tùy theo lượng thông tin nhân viên chia sẻ và lượng thông tin công ty muốn thu thập. Công ty có thể sắp xếp từ 1-3 buổi phỏng vấn, hay phỏng vấn kết hợp với bảng câu hỏi khảo sát, tùy theo thỏa thuận giữa nhân viên và công ty. Những buổi phỏng vấn nên cách nhau khoảng vài tháng, trước và sau khi nhân viên nghỉ việc, để có nhiều góc nhìn hơn.

Người phỏng vấn

Khả năng phỏng vấn và mối quan hệ của người phỏng vấn với nhân viên sắp nghỉ việc là yếu tố quan trọng cho buổi phỏng vấn thôi việc thành công. Bạn có thể chọn bộ phận nhân sự hoặc những lãnh đạo có mối liên hệ trong công việc với nhân viên đó nhưng không phải là cấp trên trực tiếp của họ.

Lựa chọn như vậy sẽ giúp nhân viên có thể thoải mái để đưa ra ý kiến, người phỏng vấn có cái nhìn khách quan hơn về sự việc và thúc đẩy các kế hoạch thay đổi sau buổi phỏng vấn. Khi có nhiều hơn một buổi phỏng vấn, bạn cũng có thể cân nhắc việc thuê chuyên viên bên ngoài cho các đợt phỏng vấn sau để đảm bảo có được những thông tin cần thiết và khách quan.

Trình tự phỏng vấn gợi ý

• Để tạo sự thuận tiện cho nhân viên, hãy để họ lựa chọn các hình thức cho buổi phỏng vấn như thời điểm, độ dài buổi họp, người phỏng vấn, địa điểm, cách thức (nói chuyện trực tiếp, điền bảng câu hỏi khảo sát, có follow-up hay không).
• Tạo không khí thoải mái, thân thiện nhưng vẫn đủ chuyên nghiệp không quá thân mật, để nhân viên yên tâm chia sẻ một cách chân thật nhưng không đi lạc đề.
• Khẳng định và đảm bảo tính bảo mật thông tin để nhân viên bớt lo ngại và chia sẻ nhiều hơn thông qua các phân tích và báo cáo chung.
• Chủ động dẫn dắt buổi phỏng vấn bằng cách đặt các câu hỏi đã chuẩn bị trước để giữ buổi phỏng vấn xoay quanh các vấn đề trọng tâm, quan trọng đối với công ty. Nhưng người phỏng vấn cũng cần đặt thêm những câu hỏi theo mạch chia sẻ tự nhiên của nhân viên để tìm hiểu sâu vấn đề hoặc phát hiện những thông tin mới, chưa được biết đến.
• Tập trung lắng nghe chia sẻ của nhân viên để biết họ đã cung cấp thông tin gì và chưa cung cấp đủ thông tin gì. Tốt nhất là hãy ghi chú lại những điều họ nói. Như vậy vừa thể hiện được công ty thật sự quan tâm, trân trọng ý kiến, đóng góp của họ.
• Tổng hợp và chia sẻ kết quả các buổi phỏng vấn với ban lãnh đạo để họ sớm nắm bắt tình hình và lên kế hoạch hành động để cải thiện hệ thống của công ty.

Các câu hỏi sử dụng trong phỏng vấn thôi việc

Hãy đặt các câu hỏi để tìm ra những trả lời theo mục đích của buổi phỏng vấn: